Tietosuoja digitaalisissa palveluissa

Digitalisaation aikakaudella tietosuoja on noussut keskeiseksi aiheeksi niin kuluttajien kuin yritystenkin keskuudessa. Erityisesti digitaalisten palvelujen, kuten verkkopalveluiden ja mobiilisovellusten, tarjoajien on ymmärrettävä tietosuojan merkitys ja varmistettava, että heidän toimintansa on linjassa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön kanssa.

Tässä artikkelissa Applex Asianajotoimisto Oy:n osakas, asianajaja, sertifioitu tietosuoja-asiantuntija (CIPP/E) Ville Vainio käsittelee tietosuojan tärkeimpiä osa-alueita digitaalisten palveluiden yhteydessä ja antaa suosituksia siitä, miten organisaatiot voivat varmistaa digitaalisten palveluidensa olevan tietosuojan kannalta kunnossa.

Kolme keskeistä pointtia

1. Tietosuojaselosteet ja rekisteröityjen informointi: Tietosuojaseloste on digitaalisen palvelun kulmakivi, joka informoi käyttäjiä siitä, miten heidän tietojaan kerätään, käsitellään ja suojataan. Tietosuojaselosteessa tulee muun ohella selkeästi ilmoittaa, mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään, mihin käyttötarkoituksiin, kenelle tietoja luovutetaan ja kuinka kauan henkilötietoja käsitellään. Lisäksi rekisterinpitäjän velvollisuutena on varmistaa, että rekisteröidyille on kerrottu heidän oikeuksistaan, kuten oikeudesta tarkastaa, muuttaa tai poistaa omia tietojaan.

2. Tietojenkäsittelysopimukset: Kun digitaalisten palvelujen tarjoajat ulkoistavat tietojen käsittelyn kolmansille osapuolille (kuten tekniselle palveluntarjoajalle), on laadittava GDPR:n 28 artiklan vaatimukset täyttävä tietojenkäsittelysopimus, joka määrittelee osapuolten velvoitteet, tietosuojakäytännöt ja -menettelyt. Jos digitaalisen palvelun tarjoaja rakentaa palvelun omalle asiakkaalleen, joka asiakas käsittelee palvelun yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja omiin käyttötarkoituksiinsa (kuten asiakkaiden tietoja verkkokaupassa tai mobiiliapplikaatiossa), asiakas on tällöin rekisterinpitäjä.

3. Sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja: Sisäänrakennettu tietosuoja tarkoittaa, että tietosuojan periaatteet otetaan huomioon jo palvelun tai tuotteen suunnitteluvaiheessa, ja oletusarvoinen tietosuoja varmistaa, että lähtökohtaisesti vain välttämättömiä henkilötietoja kerätään ja käsitellään. Nämä periaatteet auttavat vähentämään tietoturvariskejä ja parantamaan käyttäjien luottamusta. Toisin sanoen, tietosuoja-asioita ei voi jälkikäteen ”liimata päälle” sitten, kun digitaalinen palvelu on jo tuotantovalmiudessa.

Datan hallinnointi ja GDPR:n mukainen osoitusvelvollisuus

Data on nykyään liiketoiminnan keskeinen voimavara, jonka avulla voidaan kehittää ja räätälöidä palveluita käyttäjien tarpeiden mukaisesti. Dataa voidaan kerätä muun muassa asiakashallintajärjestelmiin (esim. HubSpot, sähköpostijärjestelmiin (esim. MailChimp), tai verkkosivustot (esim. WordPress) voivat kerätä lomakkeiden lähetykseen liittyen tietoja käyttäjästä. Organisaatiolla voi siten olla useita tietojärjestelmiä ja pilvipalveluja, joissa kaikissa käsitellään henkilötietoja. Jotta organisaatio voi täyttää tietosuojalainsäädännön mukaisen osoitusvelvollisuutensa, sen tulee tietää, missä henkilötietoja käsitellään. Tässä apuna toimii GDPR:n mukaisen käsittelytoimiselosteen laatiminen: missä kaikkialla henkilötietoja on, mihin tarkoituksiin niitä käsitellään, minne niitä siirretään ja kuinka kauan tiedot säilytetään.

Organisaatiolla itsellään voi olla omin voimin rajalliset resurssit selvittää, missä kaikkialla sen henkilötietoja käsitellään – etenkin, jos organisaation henkilötietoja käsittelevä palveluntarjoaja antaa henkilötietoja edelleen käsiteltäväksi omille teknisille palveluntarjoajilleen. Organisaation kannattaakin olla valppaana ja pyytää jo ennen palvelusopimuksen tekemistä henkilötietoja käsittelevältä palveluntarjoajalta kuvaus henkilötietojen käsittelytoiminnasta sekä teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joita palveluntarjoajalla on käytössä henkilötietojen suojaamiseksi.

Nykypäivänä trendikkäät tekoälyn ja koneoppimisen sovellukset tarvitsevat suuria datamääriä toimiakseen tehokkaasti, mikä korostaa entisestään tietosuojan merkitystä. On tärkeää varmistaa, että datan kerääminen ja käsittely tapahtuu läpinäkyvästi ja lainmukaisesti, jotta voidaan säilyttää käyttäjien luottamus ja noudattaa tietosuojalainsäädäntöä. GDPR:n käyttötarkoitussidonnaisuuden periaatteen mukaisesti henkilötietoja ei saa käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen kanssa yhteensopimattomalla tavalla. Esimerkiksi henkilötietojen käyttäminen tekoälyn opetusdatana voi olla käyttötarkoitussidonnaisuuden periaatteen vastaista.

Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi uuden teknologian käyttöönoton yhteydessä

Digitaalisten palveluiden kehittämisen yhteydessä, erityisesti uutta tai innovatiivista teknologiaa hyödyntäessä, on mahdollisesti suoritettava GDPR 35 artiklan mukainen tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi (Data Protection Impact Assessment, DPIA). DPIA on prosessi, joka auttaa organisaatioita arvioimaan etukäteen uusien toimintojen tai teknologioiden käyttöönoton mahdolliset riskit yksilöiden yksityisyydelle ja tietosuojalle. Vaikutustenarviointi on erityisen tärkeä silloin, kun suunniteltu datan käsittely todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi kun käsitellään suuria määriä henkilötietoja tai erityisen arkaluonteisia tietoja.

Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi sisältää tyypillisesti seuraavat vaiheet: datan käsittelyn kuvaus, riskien arviointi yksilöiden oikeuksille ja vapauksille, suunniteltujen suojatoimien, riskien lieventämistoimien ja tietosuojaperiaatteiden arviointi sekä päätelmät ja suositukset riskien hallitsemiseksi, vähentämiseksi tai poistamiseksi. Vaikutustenarvioinnin avulla voidaan tunnistaa ja minimoida tietosuojariskejä jo suunnitteluvaiheessa, mikä tukee sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteita. Vaikutustenarviointi auttaa organisaatiota suunnittelemaan henkilötietojen käsittelytoiminnan mahdollisimman tietoturvalliseksi siten, että tietoturvaloukkausten todennäköisyys vähenee.

Lisäksi tietosuojaviranomaiset suosittelevat, että DPIA päivitetään säännöllisesti, jotta se heijastaa kaikkia muutoksia datan käsittelyssä tai organisaation toimintaympäristössä. Tämä varmistaa, että organisaatio voi jatkuvasti ylläpitää korkeaa tietosuojan tasoa ja reagoida joustavasti uusiin tietosuojahaasteisiin. Toisin sanoen, kauan aikaa sitten tehdyllä, päivittämättömällä DPIA:lla ei ole käyttöä, jos henkilötietojen käsittelytoiminta tai tekniset ja organisatoriset toimenpiteet digitaalisen palvelun yhteydessä ovat sittemmin käytännössä muuttuneet.

Vaikutustenarvioinnin tekeminen on paitsi lakisääteinen vaatimus tietyissä tilanteissa, myös hyvä käytäntö, joka edistää tietosuojan proaktiivista hallintaa ja vahvistaa organisaation mainetta luotettavana ja vastuullisena toimijana digitaalisessa maailmassa.

Lopuksi

Tietosuojan ja varmistaminen digitaalisissa palveluissa ei ole ainoastaan lakisääteinen vaatimus, vaan se on myös olennainen osa organisaation vastuullisuutta ja käyttäjien luottamuksen ylläpitämistä. Tietoturvaloukkaukset altistavat yritykset merkittäville mainehaitoille. Tietosuojaselosteiden huolellinen laatiminen, tietojenkäsittelysopimusten tarkka määrittely ja sisäänrakennetun tietosuojan periaatteiden noudattaminen ovat keskeisiä toimenpiteitä, jotka auttavat organisaatioita täyttämään tietosuojalainsäädännön vaatimukset ja suojaamaan käyttäjien yksityisyyttä. Digitaalisten palveluiden tarjoajien on jatkuvasti pysyttävä ajan tasalla tietosuojalainsäädännön muutoksista ja kehitettävä toimintaansa vastaamaan sekä teknologisen kehityksen että lainsäädännön asettamia haasteita.

Pelkästään lakitekstejä lukemalla ei saa käsitystä siitä, mitä käytännön toimia tietosuojan toteuttamiseksi vaaditaan. EU-tason sääntely on pirstaloitunutta, minkä lisäksi on runsaasti noudatettavaa kansallista lainsäädäntöä. Viranomaisten toimivalta voi olla hajautettua, kuten esimerkiksi Suomessa Traficom valvoo evästeasioita, mutta Tietosuojavaltuutetun toimisto taas evästeiden käytön yhteydessä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä. Molemmat kansalliset viranomaiset myös antavat ohjeistuksia niiden toimivaltaan kuuluvista asioista. Lisäksi Euroopan tietosuojaneuvosto antaa omia suosituksiaan henkilötietojen käsittelystä.

Evästehallinnan teknisen toteuttamisen osalta kannattaa käydä tutustumassa verkkopalveluita toteuttavan Hion Digital Oy:n blogikirjoitukseen.

Applexilla on runsaasti kokemusta digitaalisten palveluiden tarjoajien sekä tällaisia palveluita käyttävien organisaatioiden neuvomisesta tietosuojalainsäädännön noudattamisessa. Autamme muun muassa laatimaan tarvittavat tietosuojaselosteet, tietojenkäsittelysopimukset, toteuttamaan tietosuojaa koskeva vaikutustenarvioinnit, sekä avustamme sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan määrittämisessä.