Muista kevään kokouskaudella: laki mahdollistaa joustavat kokouskäytännöt kaikille osakeyhtiöille ja yhdistyksille

Viime heinäkuussa voimaan tulleet osakeyhtiölain ja yhdistyslain muutokset helpottavat jatkossa yhtiökokouksen ja yhdistyksen kokouksen kokouskäytäntöjä. Muutokset kannattaakin huomioida nyt, kun kevään kokousten suunnittelu on ajankohtaista. Jatkossa kaikki osakeyhtiöt ja yhdistykset voivat pitää kokouksensa hybridi- tai etäkokouksena.

Jatkossa kokousvaihtoehdot osakeyhtiön yhtiökokoukselle ja yhdistyksen kokoukselle ja valtuutettujen kokoukselle ovat: 1) fyysinen kokous, 2) etäkokous ja 3) hybridikokous. Etäkokous tarkoittaa kokousta, jolla ei ole lainkaan fyysistä kokouspaikkaa. Hybridikokous puolestaan tarkoittaa kokousta, johon voi osallistua fyysisellä kokouspaikalla tai tietoliikenneyhteyden välityksellä etänä.

Edellytyksenä etäkokouksen ja hybridikokouksen järjestämiselle on, että kaikilla kokouksen osallistujilla on täysimääräiset osallistumisoikeudet kokouksen aikana. Tämä tarkoittaa, että etäosallistujien on pystyttävä käyttämään puheoikeuttaan ja äänioikeuttaan sekä pystyttävä seuraamaan kokousta samalla tavalla kuin fyysisesti läsnä oleva osallistuja.

Hallitus tai yhdistyksen kokous voi tehdä päätöksen hybridikokouksen järjestämisestä, kunhan yhtiöjärjestys ei kiellä tai rajoita tällaisen kokouksen järjestämistä. Hybridikokouksen järjestäminen ei siis edellytä muutosta yhtiöjärjestykseen tai yhdistyksen sääntöihin. Hallitus tai yhdistyksen kokous voi päättää myös erilaisista täydentävistä osallistumistavoista, kuten korona-aikana pörssiyhtiöiden käyttämästä ennakkoäänestyksestä tai mahdollisuudesta esittää kysymyksiä ennakkoon.

Sen sijaan etäkokouksen järjestäminen edellyttää, että yhtiöjärjestyksessä tai yhdistyksen säännöissä mahdollistetaan tai edellytetään etäkokouksen järjestäminen. Näyttää siltä, että ainakin osakeyhtiöt ovat laajasti lähteneet tekemään etäkokouksen sallivaa muutosta yhtiöjärjestyksiinsä. Muutoksella voikin nyt varautua jatkossa yllättäen eteen tuleviin poikkeustilanteisiin.

Mitä osakeyhtiöissä ja yhdistyksissä kannattaa siis huomioida kevään kokouskaudella?

• Hallitusten kannattaa harkita hybridikokouksen järjestämistä – monimuotoiset osallistumismahdollisuudet voivat lisätä kokouksiin osallistumista, mutta vastaavasti mahdollisesti vähentää kokouspaikalla syntyvää keskustelua.
• Mikäli osakeyhtiössä tai yhdistyksessä halutaan jatkossa mahdollisesti järjestää etäkokouksia, kannattaa etäkokouksia koskeva määräys nyt ottaa kokouksen yhteydessä osakeyhtiön yhtiöjärjestykseen tai yhdistyksen sääntöihin.
• Toisaalta mikäli osakeyhtiössä tai yhdistyksessä nimenomaisesti halutaan jatkossa pitää vain fyysisiä kokouksia, tulee yhtiöjärjestystä tai sääntöjä muuttaa niin, että hybridikokoukset kielletään.

Riippuu yhtiöstä ja yhdistyksestä, millainen kokouskäytäntö sille sopii parhaiten. Yhtiöoikeustiimimme auttaa mielellään kevään kokousten suunnittelussa.